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コラム

お家での書類の保管、どうしていますか?

書類はすぐ山になりますね

 毎月の公共料金や携帯電話の明細に領収書、お子様の学校の書類、家電の取り扱い説明書……。ペーパーレス化が進んでいるとはいえ、まだまだいろいろな書類がご家庭内に持ち込まれます。さらに、在宅勤務やテレワークに切り替えた方は仕事の書類を自宅で管理するケースもあるようです。

 個人情報や機密事項などの記載がある書類は、簡単に捨てることができません。「シュレッダーにかけてから」「あるいは会社で処分しよう」そう思っているうちに時は流れ、明細書や領収書といった書類は処分するタイミングに迷いどんどん溜まってしまいがちです。

 先日片づけサポートでお会いした方は、使わなくなった書類を保管したダンボール箱にほぼ一部屋を占領されて自分の荷物がほとんど置けない状況でした。頑張って片づけた後は「いらないもののために家賃を払っていたみたい……」と苦笑い。これはちょっと大げさな例ですが……そうならないためにはどのように管理すればよいのでしょうか?

 ちなみに、書類を専用の箱に入れて回収を依頼すると、その箱ごと書類を破砕・溶解処理してくれるサービスもあります。機密保持が必要な書類をまとめて処分するときは利用するのも手です。

書類を管理するコツ

 公共料金や家賃など定期的に届く書類はルールを決めてみてはどうでしょう。例えば ” 半年 ” と期間を決めて保管しておき、新しいものが届いたら一番古いものから処分します。各ご家庭の保管スペースや取っておくべき期間が違いますので、必要に応じて調整してみてください。

 役所からの郵便物や学校の書類は、まずは中身を確認して仕分けをしましょう。返信が必要なもの、学校の年間行事のような長期間のお知らせ、今月のゴミ置き場のスケジュールといった短期のお知らせの3つに分けて保管します。ファイルボックスなど取り出しやすいケースがおすすめです。

 返信期限があるものは、目立つように色付きのクリアファイルに入れておく、といった返信を忘れない工夫をしておきましょう。お知らせは用事が済んだら適宜処分したり、保管したケースがいっぱいになったら不要なものを処分したり、管理しやすい方法でOKです。

 このように管理するルールを決め、それに則って保管・処分することで不要な書類をため込まないように心がけましょう。